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Premesso
che sono state sottoscritte intese fra la Provincia di Pistoia e gli Enti titolari degli istituti documentari comunali, statali, ecclesiastici e privati della provincia di Pistoia per sviluppare le proprie azioni e gestire le risorse in modo coordinato e commisurato alle reali esigenze del territorio, favorendo l’aggiornamento delle strutture, la maggiore interscambiabilità operativa possibile degli apparati tecnici, la comunicazione e la diffusione di un qualificato ed aggiornato patrimonio informativo e di servizi;
che la Legge Regionale 35/99 dispone la costituzione della Rete degli istituti bibliotecari e documentari come modalità ordinaria di funzionamento;
che la Rete è costituita tra gli Enti Locali ed i soggetti interessati;
che i soggetti partecipanti alla Rete individuano uno o più istituti come responsabili del coordinamento dei servizi di rete;
Vista la Legge Regionale 14/95 e successive modificazioni;
Visti i requisiti essenziali per la costituzione delle reti locali, di cui alla Del. Consiglio Regionale della Toscana n. 405 del 2 8dicembre 1999;
Visto il Protocollo d’Intesa tra Provincia di Pistoia, Comune di Pistoia, Archivio di Stato di cui alla Del. G.P. n. 172 del 23.5.98, cui hanno aderito i Comuni della provincia, per la Costituzione della Rete bibliotecaria e documentaria provinciale;
Vista la Convenzione tra Provincia di Pistoia, Diocesi di Pistoia e Comune di Pistoia del 29.5.93, di cui alla Del. G.P. n. 49 del 31.1.93;
Vista la Convenzione tra Capitolo della Cattedrale di Pescia, Comune di Pescia e Associazione Mondo X, di cui alla Del. G.C. di Pescia n. 178 del 16.6.99.
Tutto ciò premesso,
nell’anno duemila, in questo giorno ____________ del mese di _____________________
tra
PROVINCIA DI PISTOIA
COMUNE DI PISTOIA
ARCHIVIO DI STATO DI PISTOIA
COMUNE DI _____________________
DIOCESI DI _____________________
SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE
Art. 1 – Oggetto e Finalità.
La Rete documentaria della provincia di Pistoia (d’ora in avanti RETE) è una rete locale di istituti pubblici e privati, biblioteche, centri di documentazione ed archivi storici. Gli Enti contraenti si danno reciprocamente atto di voler realizzare, tramite essa, forme di collaborazione tra gli istituti documentari finalizzate alla valorizzazione dei patrimoni bibliografici e documentari, allo sviluppo e integrazione dei servizi e alla gestione in modo coordinato di azioni e risorse.
Art.2 – Compiti e funzioni.
Con la presente convenzione la Rete si propone di svolgere i seguenti compiti:
a) Coordinamento dei programmi delle biblioteche, Centri di documentazione e archivi storici associati
- Definizione di norme comuni per le scelte catalografiche, per l’organizzazione dei servizi al pubblico, per le procedure di elaborazione automatica dei dati, per la misurazione dei servizi e degli indicatori di sviluppo.
- Formulazione di programmi di collaborazione con altri sistemi bibliotecari e servizi centralizzati esterni alla Rete provinciale.
- Partecipazione alla rete bibliotecaria e documentaria regionale.
- Gestione coordinata di progetti per la tutela, la conservazione, la catalogazione e la valorizzazione, la fruibilità del patrimonio bibliografico e documentario, lo sviluppo e la promozione dei servizi documentari .
b) Coordinamento degli acquisti
Definizione di un comune programma di incremento delle raccolte con individuazione di specializzazioni delle singole biblioteche. Coordinamento delle procedure di acquisto.
c) Formazione di cataloghi collettivi coordinati
Realizzazione e aggiornamento del catalogo collettivo in Internet tramite riversamento telematico delle informazioni bibliografiche relative alle nuove accessioni e alle raccolte documentarie delle biblioteche e degli archivi storici, scambio delle catalogazioni, attivazione di flussi di comunicazione telematica tra gli Istituti documentari, al fine di consentire una puntuale informazione sul patrimonio librario e documentario del territorio della Rete.
d) Rete informativa integrata
Realizzazione di una rete informativa integrata tra tutti gli istituti aderenti, all’interno della Rete civica unitaria della provincia di Pistoia e della Rete regionale, che garantisca l’integrazione reciproca dei dati, con aggiornamento periodico degli archivi. Collaborazione ed integrazione del Catalogo Collettivo con il progetto di rete regionale, al fine di costituire una rete informativa più ampia.
e) Organizzazione e gestione del prestito interbibliotecario
La Rete consente a tutti gli iscritti alle biblioteche l’accesso e la fruizione del patrimonio bibliografico e documentario degli Istituti aderenti. Assicura le opportune forme di collaborazione per la circolazione e fornitura di documenti sia all’interno della Rete locale che delle reti toscane, nazionali e internazionali esistenti.
f) Aggiornamento professionale degli operatori
Organizzazione e partecipazione a corsi di aggiornamento del personale il loco e/o in altre sedi.
g) Rilevamento periodico dei dati statistici
Per la conoscenza e valutazione dello stato delle strutture, dei servizi e dell’utenza, secondo i programmi regionali.
h) Promozione e coordinamento di attività culturali e collaborazione con strutture e servizi socio-culturali
La Rete promuove e coordina attività correlate alle funzioni proprie delle biblioteche, Centri di documentazione e archivi storici, di diffusione della lettura e dell’informazione, del libro e del documento. Collabora con le scuole dell’obbligo e superiori che partecipano con la propria biblioteca ai programmi della Rete collabora con altri sistemi e servizi culturali esistenti del territorio (museale, d’arte, documentario…). Promuove e coordina studi, ricerche, cataloghi ed inventari della documentazione conservata sul territorio.
Partecipa a iniziative e progetti regionali, nazionali e comunitari da attuare nei campi di azione degli Istituti documentari della provincia.
Art. 3 – Durata.
3.1. La presente convenzione ha durata di 5 anni, tacitamente rinnovabile.
3.2. Sarà possibile esercitare il diritto di recesso da parte di ciascun soggetto, mediante richiesta, motivata, da presentare alla Provincia, nel termine di sei mesi antecedente la scadenza del quinquennio. Il recesso avrà effetto a partire dal programma relativo all’anno successivo a quello in cui tale richiesta viene presentata.
Art. 4 – Servizi di rete.
Ai sensi dell’art 3 e dell’art. 5 della L.R. 35/99, e visti i requisiti essenziali per la costituzione delle reti locali, di cui alla Del. Consiglio Regionale della Toscana n. 405 del 22 dicembre 1999, sono individuati i seguenti servizi essenziali di rete:
a) coordinamento degli acquisti e dei servizi, sviluppo delle raccolte;
b) catalogo collettivo del patrimonio bibliografico e documentario degli aderenti alla Rete ed i servizi di accesso e scambio alle informazioni;
c) prestito interbibliotecario;
d) statistiche della Rete.
Tali servizi insieme agli altri prestati dalla Rete devono trovare espressione nella carta dei servizi di rete da aggiornare periodicamente.
Art. 5 – Funzioni della Provincia.
5.1. La Provincia, in conformità all’art.7 della L.R. 35/99, e alle funzioni sue proprie, promuove la costituzione della Rete e concorre alla sua attuazione; definisce insieme agli Enti ed ai soggetti aderenti alla presente Convenzione le linee di sviluppo della Rete e la loro attuazione.
5.2. Le linee di sviluppo della Rete, in conformità con l’art.2 della presente Convenzione, dovranno contenere ruoli e funzioni delle biblioteche, Centri di documentazione e archivi storici aderenti; gli standard di servizio e le loro linee di sviluppo; l’analisi delle necessità tecnico-informatiche per la realizzazione della Rete informativa integrata e la formazione dei cataloghi coordinati.
5.3. L’individuazione degli obiettivi di programmazione annuale e quelli di programmazione pluriennale avverrà mediante consultazione dei soggetti aderenti alla presente Convenzione, in conformità alla disciplina di programmazione vigente, in coerenza con le linee di sviluppo della Rete.
5.4. La Provincia esercita rispetto alla Rete le funzioni di coordinamento programmatico attribuitegli dalle vigente legislazione. In particolare:
a) provvede, secondo le procedure della programmazione ed in coerenza con gli obiettivi programmatici, ad inserire nella Relazione Previsionale e programmatica provinciale i Piani documentari annuali e pluriennali della Rete, elaborati e proposti dal Comitato Tecnico, di cui al successivo art.10. Tali Piani sono trasmessi alla Provincia dal Comitato Tecnico nei tempi utili per quanto al presente punto a);
b) provvede a far sottoscrivere la presente Convenzione ai nuovi soggetti aderenti, secondo quanto previsto al successivo art. 14;
c) Nomina il Coordinatore Tecnico della Rete, d’intesa con l’istituto coordinatore dei servizi di rete, su proposta del Comitato Tecnico.
5.5. La Provincia di Pistoia, promotrice della realizzazione della Rete, che si estende a comprendere gli Istituti documentari di tutto il territorio provinciale, designa un suo rappresentante a far parte del Comitato Tecnico.
Art. 6 – Funzioni dei Comuni, Enti e soggetti aderenti.
Gli Enti ed i soggetti interessati alla costituzione della Rete documentaria aderiscono al Servizio bibliotecario e documentario degli archivi storici mediante sottoscrizione della presente Convenzione. Gli Enti ed i soggetti aderenti assumono i seguenti impegni:
a) Costituiscono il Servizio bibliotecario e documentario degli archivi storici e stabiliscono i suoi servizi, contenuti nella Carta dei Servizi;
b) Garantiscono l’accesso alle informazioni e alla documentazione;
c) Garantiscono un servizio documentario e bibliografico integrato mediante la condivisione delle risorse;
d) Garantiscono l’efficienza dei propri apparati tecnico-strumentali e informativi.
Art. 7 – Funzioni delle Biblioteche, Centri di Documentazione, Archivi Storici.
Tutte le Biblioteche, i centri di Documentazione, gli Archivi Storici del territorio provinciale, al di là dell’area di specializzazione e della tipologia istituzionale, condividono obiettivi e funzioni comuni. Essi ciascuno nella specificità e complessità delle proprie risorse e tradizioni:
a) promuovono la ricerca, la raccolta, l’organizzazione, e l’erogazione di informazioni e documenti;
b) promuovono attività di ricerca e studio finalizzate alla conoscenza e valorizzazione di nuclei documentari specifici e/o aspetti della storia e realtà locale;
c) rendono visibili i propri percorsi e le iniziative di cooperazione; indirizzano l’utenza ad un uso consapevole ed integrato delle risorse e ne favoriscono la conoscenza anche attraverso un ampliamento degli orari di apertura. Integrano la specializzazione dei propri servizi e attività con azioni coordinate di promozione e di didattica delle risorse documentarie e culturali;
d) promuovono la reciproca conoscenza delle rispettive aree di specializzazione ed il coordinamento della politica degli acquisti;
e) promuovono la condivisione dei dati bibliografici, di esperienze, professionalità, risorse, e la diffusione e circolazione di standard tecnici;
f) promuovono la ricerca e la conservazione di documenti rari, di pregio e/o di interesse locale;
g) ricercano e promuovono la partecipazione a progetti cooperativi di dimensione provinciale, regionale, nazionale, comunitaria ed internazionale;
h) promuovono lo studio, la ricerca, la lettura, la formazione e la partecipazione degli utenti ad iniziative ed attività. Favoriscono l’acquisizione di abilità diffuse di ricerca, recupero, organizzazione, valutazione dell’informazione;
i) esercitano le loro funzioni con criteri di imparzialità, nel rispetto delle varie opinioni e del diritto alla riservatezza e con la garanzia dell’uguaglianza di accesso per tutti;
j) promuovono le condizioni per favorire l’accesso e l’uso delle risorse documentarie e delle opportunità civili e culturali a nuove fasce di utenza ed a soggetti svantaggiati.
Art. 8 – Servizi delle Biblioteche, Centri di Documentazione, Archivi Storici.
Le Biblioteche, i Centri di Documentazione, gli Archivi Storici adempiono le loro funzioni e perseguono i loro scopi mediante:
a) il reperimento, l’acquisizione permanente o temporanea, l’organizzazione materiale e concettuale e la messa a disposizione di informazioni, opere e documenti su qualsiasi supporto registrati;
b) lo scambio dei propri dati bibliografici, la visibilità delle proprie risorse documentarie, la circolazione e la fornitura di documenti;
c) il recupero e la conservazione di documenti e materiali rari, di pregio e/o di interesse locale;
d) la predisposizione e l’erogazione di servizi informativi e documentari, con specifiche opzioni destinate a soddisfare i bisogni di categorie svantaggiate;
e) l’orientamento e la consulenza, a individui e gruppi, per la ricerca e l’acquisizione di informazioni e documenti;
f) l’allestimento e l’organizzazione degli spazi e dei materiali più funzionali all’accesso e alla fruizione dei servizi;
g) attività di ricerca e studio finalizzate alla conoscenza e valorizzazione di nuclei documentari specifici e/o aspetti della storia e realtà locale;
h) organizzazione di iniziative di promozione della lettura, della conoscenza e dell’informazione;
i) organizzazione di servizi di informazione e/o attività che favoriscano una più approfondita conoscenza della realtà della storia contemporanea e dei processi di integrazione fra popoli e culture diverse;
j) informazioni sulle caratteristiche e le tipologie di altri centri di documentazione, biblioteche, archivi storici, innanzitutto a livello provinciale e regionale, e sull’ubicazione e disponibilità presso di essi di documenti richiesti dall’utente;
k) formazione di abilità e competenze diffuse di recupero, organizzazione, valutazione dell’informazione, in cooperazione con altri istituti (centri di documentazione specializzata, biblioteche pubbliche, biblioteche scolastiche);
l) promozione di esperienze di didattica del libro e del documento e di acquisizione di abilità relativamente all’uso delle fonti di informazione e all’evoluzione storica e tipologica dei diversi supporti documentari;
m) promozione di attività e servizi finalizzate ad ampliare le fasce di utenza, tramite una politica integrata tesa a qualificare i servizi documentari, gli orari di apertura, la circolazione di informazioni sui programmi degli istituti.
Art. 9 – Istituti coordinatori dei Servizi tecnici di rete
9.1. I soggetti aderenti alla presente convenzione concordano ai sensi dell’art. 5, comma IV, L.R. 35/99, e dell’art. 4 della presente Convenzione, di individuare quale Istituto responsabile del coordinamento dei servizi di Rete la Biblioteca Forteguerriana del Comune di Pistoia, che accetta tale incarico.
9.2. In particolare tale istituto assume le seguenti responsabilità e svolgerà le seguenti funzioni:
a) coordinamento dei servizi di rete, degli acquisti e sviluppo delle raccolte;
b) costituzione, manutenzione e incremento catalogo collettivo;
c) prestito interbibliotecario; accesso ai documenti di rete;
d) statistiche;
e) quanto verrà determinato nei programmi annuali e pluriennali.
9.3. Per l’espletamento delle suddette funzioni il Comune di Pistoia metterà a disposizione della Rete, attraverso la Biblioteca Forteguerriana, le risorse strumentali e di personale necessarie.
9.4. Con riferimento alla partecipazione alla Rete degli Archivi Storici, l’Archivio di Stato di Pistoia concorre al coordinamento e alla attuazione dei programmi e dei servizi della Rete.
In particolare espleterà i seguenti servizi:
a) Costituzione ed implementazione della base-dati archivistica;
b) Servizio di accesso all’informazione e documentazione.
9.5. In conformità alla definizione dei Piani documentari annuali e pluriennali della Rete di cui al successivo art. 10, potrà essere affidata di volta in volta a singoli soggetti aderenti alla presente Convenzione, la titolarità gestionale ed amministrativa di specifici interventi.
9.6. Un apposito regolamento provvederà a precisare Beni, Strumenti, personale e quant’altro necessario al funzionamento dei servizi essenziali di rete.
Art. 10 – Comitato Tecnico.
10.1. I responsabili degli Istituti documentari aderenti alla Rete costituiscono un Comitato Tecnico.
Il Comitato Tecnico ha i seguenti compiti:
- concorrere alla elaborazione delle Linee di sviluppo della Rete;
- elaborare e proporre i Piani documentari annuali e pluriennali della Rete ed i programmi attuativi e di cui al successivo comma;
- proporre, d’intesa con l’Istituto coordinatore dei servizi di Rete, il Coordinatore Tecnico della Rete;
- sovrintendere ai programmi di cooperazione e promuovere la partecipazione agli stessi da parte dei singoli Istituti;
- proporre soluzioni tecniche ed organizzative per la realizzazione degli obiettivi generali e particolari definiti nella Convenzione e nei programmi annuali o pluriennali;
- esaminare le richieste di adesione alla Rete di cui al successivo art. 13;
- elaborare proposte per la destinazione dei beni acquisiti nell’ambito dei progetti della Rete in caso di recesso di singoli Istituti o di termine dell’efficacia della Convenzione;
- redigere la proposta di carta dei servizi ed i necessari e successivi aggiornamenti;
- redigere la proposta di regolamento. Il Regolamento provvederà a precisare Beni, Strumenti, personale e quant’altro necessario al funzionamento dei servizi essenziali di rete, nonché il funzionamento e l’organizzazione del Comitato Tecnico;
- sovrintendere la verifica ed il monitoraggio dell’attuazione dei progetti previsti dalla Rete.
10.2. I Piani documentari annuali e pluriennali della Rete definiscono gli interventi specifici da attuare, le partecipazioni economiche dei singoli Istituti, le modalità di realizzazione e, se necessario, le titolarità gestionali relative a particolari interventi. Tali Piani sono trasmessi alla Provincia nei tempi utili al loro inserimento nella Relazione Previsionale e programmatica provinciale.
10.3. Il Comitato Tecnico, per un più efficace svolgimento di questo compito, si potrà organizzare in gruppi di lavoro.
10.4. Il Comitato Tecnico è convocato e presieduto dal Coordinatore Tecnico della Rete.
Art. 11 – Coordinatore Tecnico della Rete.
Sono compiti del Coordinatore Tecnico:
- convocare e presiedere il Comitato Tecnico;
- il coordinamento, d’intesa con la Provincia, dell’attività di verifica e monitoraggio dell’attuazione dei progetti previsti dalla Rete;
- la proposta dei responsabili dei gruppi di lavoro del Comitato Tecnico;
- trasmettere alla Provincia i Piani documentari annuali e pluriennali della Rete.
Art. 12 – Risorse finanziarie.
12.1. Le risorse finanziarie necessarie per l’attuazione dei programmi della Rete derivano dalle partecipazioni economiche dei singoli Istituti, dalle contribuzioni della Regione Toscana, della Provincia di Pistoia e da eventuali contributi di altri enti, da privati.
12.2. Gli Enti, ai quali gli Istituti documentari appartengono, secondo quanto determinato nei Piani documentari annuali e pluriennali, di cui al precedente art. 10.2, si impegnano ad iscrivere nei propri bilanci annuali gli stanziamenti necessari per il mantenimento del catalogo collettivo in Internet e le altre eventuali spese di mantenimento successivamente decise per il funzionamento della Rete; si impegnano altresì ad iscrivere negli stessi bilanci le somme necessarie per lo sviluppo della Rete documentaria e la partecipazione agli altri progetti di collaborazione ai quali intendono partecipare.
12.3. L’Istituto coordinatore dei servizi di Rete e gli altri soggetti attuatori dei progetti e servizi di Rete sono tenuti alla rendicontazione delle spese effettuate, ai sensi della vigente legislazione.
Art. 13 – Beni.
13.1. Tutti i beni acquisiti nell’ambito dei progetti della Rete ed installati centralmente per il funzionamento della Rete stessa faranno parte del patrimonio indisponibile dell’Ente di appartenenza dell’Istituto attuatore, con vincolo di destinazione d’uso alle finalità della presente Convenzione.
13.2. In caso di recesso dell’Istituto responsabile dei servizi di rete e di necessità, gli Enti ed i soggetti contraenti provvedono ad individuare un nuovo istituto responsabile dei servizi di rete. Gli Enti contraenti provvedono anche a regolarizzare i loro rapporti in merito ai beni e strumenti eventualmente centralmente installati e necessari al funzionamento dei servizi essenziali di rete, e provvedono a dotare di quanto necessario il nuovo Istituto responsabile.
13.3. I beni istallati nei singoli Istituti nell’ambito dei progetti di Rete, ma funzionali alla gestione delle procedure interne, entreranno a far parte del patrimonio indisponibile degli Istituti stessi, con medesimo vincolo.
13.4. Nel caso di recesso di un Istituto dalla presente convenzione prima della sua scadenza naturale,
gli Enti ed i soggetti contraenti provvederanno a regolarizzare con l’Ente di appartenenza dell’istituto ogni rapporto giuridico, economico e patrimoniale in vigore in conseguenza della presente Convenzione.
13.5. Qualora la presente Convenzione perdesse efficacia gli Enti ed i soggetti contraenti provvederanno con apposito atto di scioglimento della Rete a regolarizzare i loro rapporti giuridici, economici e patrimoniali in vigore in conseguenza della loro partecipazione alla Rete.
Art. 14 – Adesioni.
14.1. La partecipazione alla Rete è aperta a tutti gli Istituti documentari presenti nel territorio della provincia di Pistoia e di aree limitrofe.
14.2. La domanda di adesione deve essere presentata dall’Ente di appartenenza dell’Istituto documentario alla Provincia di Pistoia.
14.3. Il Comitato Tecnico di cui all’art. 10 provvederà ad esaminare ogni richiesta di adesione, valutandone la congruenza territoriale, bibliografica e documentaria con gli obiettivi della Rete, ed esprimerà un proprio parere tecnico. Tale parere sarà inviato alla Provincia.
14.4. La Provincia, acquisito il parere tecnico, sentiti gli Enti ed i soggetti interessati alla Convenzione di Rete, in caso di accettazione della richiesta, provvederà a far sottoscrivere all’Ente di appartenenza dell’Istituto che intende aderire la presente Convenzione per l’Adesione alla Rete.
Le spese conseguenti al presente atto sono a carico di ciascun Ente aderente.
La presente scrittura privata, con firme non autenticate e prestazioni non soggette a IVA, sarà registrata, ai sensi di legge, soltanto in caso di uso.
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